Politica di Segnalazione TRAINA SRL

Ci impegniamo a creare una cultura di apertura, trasparenza, integrità e responsabilità, dove il nostro personale e altre parti interessate, come clienti e fornitori, si sentano a proprio agio nel segnalare violazioni senza timore di ritorsioni.

Incoraggiamo le persone a utilizzare il nostro canale interno di segnalazione per informarci di eventuali violazioni. Ciò ci permette di identificarle e affrontarle al più presto, prendere le misure appropriate, prevenire ulteriori comportamenti scorretti e limitare potenziali impatti finanziari, reputazionali, ambientali, umani e altri danni.

Ci impegniamo a garantire che le violazioni segnalate siano trattate con diligenza e riservatezza, applicando i principi di fiducia, imparzialità e protezione, fornendo un feedback appropriato durante l’intero processo. In questo senso, ci impegniamo a migliorare continuamente il nostro sistema di gestione delle segnalazioni.

 

A chi si applica questa politica?

 

Questa politica si applica ai whistleblower. I whistleblower sono persone che segnalano e che hanno acquisito informazioni su violazioni in un contesto lavorativo. Questo include, ma non si limita a, i nostri attuali e precedenti dipendenti, lavoratori autonomi, azionisti e persone appartenenti all’organo di gestione o di sorveglianza della nostra azienda, inclusi i loro membri non esecutivi, così come volontari, stagisti retribuiti o non, clienti, consumatori e qualsiasi persona che lavora sotto la supervisione e direzione dei nostri partner in joint venture, appaltatori, subappaltatori e fornitori. Questa politica si applica anche ai whistleblower la cui relazione lavorativa deve ancora iniziare nei casi in cui le informazioni sulle violazioni siano state acquisite durante il processo di selezione o altre trattative precontrattuali. Protezione in base a questa politica deve essere fornita anche a persone che assistono i whistleblower nel processo di segnalazione (facilitatori), a terze persone che sono collegate al whistleblower (colleghi o parenti) e che potrebbero subire ritorsioni in un contesto lavorativo, e ad entità legali di cui il whistleblower è proprietario, per cui lavora o con cui è altrimenti connesso in un contesto lavorativo.

 

Cosa segnalare?

Il canale di segnalazione interna è destinato alle segnalazioni in cui un whistleblower ha almeno un ragionevole sospetto riguardo a violazioni attuali o potenziali, che sono avvenute, stanno avvenendo attualmente o sono molto probabili che avvengano, e tentativi di occultare tali violazioni.

Una violazione è qualsiasi atto o omissione che è illegale e si riferisce alla nostra azienda, o sconfigge l’obiettivo o lo scopo della legislazione, delle nostre politiche e/o regolamenti interni. Una violazione può includere, ma non è limitata a, quanto segue:

• corruzione o subornazione,
• frode, riciclaggio di denaro, furto o uso improprio della proprietà o dei fondi aziendali,
• conflitti di interesse non dichiarati o gestiti in modo inadeguato,
• comportamento anticoncorrenziale,
• insider trading o abuso di mercato,
• violazione delle sanzioni,
• irregolarità finanziarie,
• violazioni della privacy dei dati,
• grave negligenza, bullismo, discriminazione illegale, molestie sul lavoro o sessuali,
• grave spreco o cattiva gestione,
• pratiche di lavoro non sicure e altre significative preoccupazioni per la sicurezza o la salute,
• schiavitù moderna e violazioni dei diritti umani,
• danni significativi all’ambiente,
• ritorsioni contro un whistleblower o altra persona protetta da questa politica e,
• qualsiasi altro comportamento che sia non etico, in violazione delle politiche o delle procedure aziendali, o illegale o illecito.

Come segnalare?

Il personale autorizzato (vedi sotto) è disponibile a fornire supporto o consigli sul processo di segnalazione di illeciti dell’azienda.

 

Canali di segnalazione

Le segnalazioni possono essere presentate utilizzando la soluzione online di segnalazione di illeciti dell’azienda disponibile al link: https://trainasrl.trusty.report/

In relazione alle violazioni definite dalla LEGISLAZIONE NAZIONALE SUL WHISTLEBLOWING, i whistleblower sono liberi di segnalare anche esternamente. Tali segnalazioni devono essere indirizzate a Traina SRL.

 

Contenuto e identità del segnalante

Una segnalazione dovrebbe includere quanti più dettagli possibili su chi, cosa, dove, quando, come e perché in relazione alla violazione segnalata, così come qualsiasi prova a supporto. Sono benvenute anche qualsiasi altre informazioni su come l’azienda possa procedere al meglio nell’elaborazione della violazione segnalata.

I segnalanti possono presentare segnalazioni in modo anonimo o possono scegliere di divulgare la loro identità.

La piattaforma “Trusty” permette una comunicazione bidirezionale anonima anche se un segnalante sceglie di segnalare una violazione senza divulgare la propria identità.

Si incoraggiano i segnalanti a identificarsi. Ciò consente un trattamento più produttivo ed efficiente delle loro segnalazioni e la loro protezione contro le ritorsioni.

Le identità dei segnalanti, così come qualsiasi altra informazione dalla quale si possa dedurre direttamente o indirettamente le loro identità, non dovranno essere divulgate a nessuno al di fuori dei membri del personale autorizzato competenti a ricevere e dare seguito alle segnalazioni, senza il consenso esplicito dei segnalanti. Nonostante la disposizione precedente, l’azienda dovrà divulgare l’identità di un segnalante quando richiesto dalla legge, informando in tal caso il segnalante prima di tale divulgazione, a meno che tali informazioni non possano mettere a rischio le relative indagini o procedimenti giudiziari.

Qualsiasi tentativo non autorizzato di identificare un segnalante o una persona interessata non è consentito e sarà sanzionato disciplinarmente.

INCLUDERE SE APPLICABILE SECONDO LA LEGISLAZIONE NAZIONALE: Come da LEGISLAZIONE NAZIONALE SUL WHISTLEBLOWING, l’azienda e non sono tenuti ad accettare e dare seguito a segnalazioni anonime.

 

Da chi e come vengono elaborati i rapporti?

Personale autorizzato

Il canale di segnalazione interna dell’azienda è gestito internamente dai membri del personale della Traina SRL che sono/è autorizzato a ricevere e dare seguito alle segnalazioni (di seguito denominato personale autorizzato).

Il personale autorizzato ha accesso diretto, illimitato e confidenziale al CORPO DI GOVERNO DELL’AZIENDA SE PRESENTE E ALLA TOP MANAGEMENT al quale riferisce direttamente sulle prestazioni del sistema di gestione delle segnalazioni. Il personale autorizzato ha accesso diretto e illimitato alle risorse adeguate necessarie per garantire l’imparzialità, l’integrità e la trasparenza del sistema di gestione delle segnalazioni e dei suoi processi.

Elaborazione delle segnalazioni

L’elaborazione di una segnalazione viene condotta nei seguenti passaggi, a seconda del contenuto della segnalazione e della sua natura:

• ricevuta – la segnalazione è stata ricevuta dall’azienda;
• triage iniziale – il contenuto della segnalazione viene valutato ai fini della categorizzazione, dell’adozione di misure preliminari, della priorità e dell’assegnazione per un ulteriore trattamento;
• elaborata – la segnalazione viene gestita, l’accuratezza dell’accusa viene valutata, viene condotta un’indagine interna o un’azione per il recupero dei fondi;
• in indagine – l’accusa è in fase di indagine;
• chiusa – l’elaborazione della segnalazione è stata completata; nessuna azione è considerata necessaria in risposta a una segnalazione, l’accertamento dei fatti determina che non è necessaria un’ulteriore indagine, la segnalazione viene deferita a un altro processo per essere trattata, o l’indagine è stata completata (sia che la violazione sia confermata o meno).

L’azienda mira a elaborare le segnalazioni in modo tempestivo. Circostanze come la complessità della violazione segnalata, priorità concorrenti e altre ragioni impellenti possono richiedere un periodo prolungato per il completamento dell’elaborazione della segnalazione.

L’azienda elabora le segnalazioni in modo confidenziale, imparziale e senza pregiudizi o prevenzioni contro il segnalante o qualsiasi altra persona coinvolta in, o testimone della violazione segnalata.

Le persone interessate, ovvero le persone citate nelle segnalazioni, godono della presunzione di innocenza. Possono essere informate delle rispettive segnalazioni in un momento appropriato. Qualsiasi indagine sarà condotta in modo da preservare la confidenzialità nella misura possibile e appropriata per garantire che le persone interessate non siano esposte a danni alla reputazione (le informazioni vengono condivise su base strettamente necessaria a sapere).

 

“Comunicazione con i segnalanti

 

Dopo aver presentato una segnalazione, il segnalante riceverà un’accusa di ricevuta immediatamente e non oltre sette giorni da tale ricezione.

L’accusa di ricevuta viene inviata all’indirizzo email fornito dal segnalante durante il processo di presentazione della segnalazione online sulla piattaforma di segnalazione “Trusty”. La conferma della ricezione della segnalazione viene fornita anche nella casella di posta del segnalante, accessibile sulla piattaforma “Trusty” utilizzando le credenziali di accesso fornite al segnalante al termine del processo di presentazione della segnalazione. Queste sono fornite anche ai segnalanti anonimi.

SE APPLICABILE: Se la segnalazione viene presentata attraverso altri canali interni di segnalazione disponibili, l’accusa di ricevuta viene inviata ai dettagli di contatto forniti dal segnalante.

Il personale autorizzato mantiene la comunicazione con il segnalante e, se necessario, richiede ulteriori informazioni o prove e fornisce feedback al segnalante. Tale comunicazione viene condotta attraverso la casella di posta del segnalante sulla piattaforma “Trusty” o tramite altri canali di comunicazione concordati con il segnalante.

Il feedback al segnalante viene fornito al più tardi 3 mesi dopo aver presentato la segnalazione. Il feedback include informazioni sull’azione prevista o intrapresa come follow-up e sulle motivazioni di tale follow-up. Il feedback può essere limitato per evitare di compromettere eventuali indagini o altri procedimenti legali, così come a causa delle restrizioni legali su ciò che può essere comunicato riguardo al follow-up e ai risultati. In tal caso e se possibile, al segnalante verrà notificato il motivo della comunicazione limitata del feedback.

L’azienda può decidere di riconoscere e dare merito al segnalante per aver segnalato una violazione, con il consenso preventivo del segnalante (incluso, ma non limitato a, esprimere gratitudine e pubblica lode da parte della direzione).

 

Cosa è la ritorsione e come sono protetti i segnalanti da essa?

 

Proibizione della ritorsione

 

La ritorsione significa qualsiasi atto o omissione, minacciato, proposto o effettivo, diretto o indiretto, che avviene in un contesto lavorativo, è stimolato da una segnalazione interna o esterna o da una divulgazione pubblica e che causa o può causare un danno ingiustificato al segnalante.

La ritorsione può includere, ma non è limitata a, quanto segue:

• sospensione, licenziamento, dimissione o misure equivalenti;
• declassamento o ritenzione di promozione;
• trasferimento di compiti, cambio di luogo di lavoro, riduzione dello stipendio, cambiamento delle ore di lavoro;
• ritenzione di formazione;
• una valutazione negativa delle prestazioni o un riferimento di lavoro;
• imposizione o amministrazione di qualsiasi misura disciplinare, rimprovero o altra penalità, inclusa una penalità finanziaria;
• coercizione, intimidazione, molestia o ostracismo, isolamento;
• discriminazione, trattamento svantaggioso o ingiusto;
• divulgazione dell’identità del segnalante;
• mancato trasferimento di un contratto di lavoro temporaneo in uno permanente, dove il lavoratore aveva legittime aspettative che gli venisse offerto un impiego permanente;
• mancata rinnovazione o terminazione anticipata di un contratto di lavoro temporaneo;
• danno, incluso alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o perdita finanziaria, inclusa la perdita di affari e di reddito;
• inserimento in una lista nera in base a un accordo informale o formale a livello di settore o industria, che può comportare che la persona non troverà lavoro in futuro nel settore o nell’industria;
• terminazione anticipata o annullamento di un contratto di beni o servizi;
• annullamento di una licenza o permesso;
• rinvii psichiatrici o medici.

La società ha una politica di tolleranza zero per la ritorsione. Qualsiasi forma di ritorsione, inclusi minacce di ritorsione e tentativi di ritorsione, sono proibiti e devono essere segnalati immediatamente. Tali segnalazioni possono essere presentate utilizzando il canale di segnalazione interna dell’azienda.

Chiunque si renda responsabile di ritorsione può affrontare gravi conseguenze interne – e potenzialmente esterne – ai sensi della legislazione o delle normative applicabili. Se l’azienda identifica persone coinvolte in atti di ritorsione, queste individui saranno soggetti a provvedimenti disciplinari, che possono includere il licenziamento.

Le azioni per affrontare una violazione propria del segnalante, comportamenti scorretti, performance o gestione, non correlate al loro ruolo di segnalante, non sono considerate ritorsioni.

 

Protezione contro le ritorsioni

 

L’azienda prenderà tutti i passi ragionevoli per proteggere i segnalanti dalle ritorsioni.

Se si stabilisce che sta avvenendo o è avvenuta una ritorsione, l’azienda prenderà misure ragionevoli per fermare e affrontare tale comportamento e supportare il segnalante. Se è richiesto un rimedio, l’azienda, nella misura più ampia possibile, ripristinerà il segnalante nella situazione che avrebbe avuto se non avesse subito ritorsioni. Ad esempio:

• reinstaurare il segnalante nella stessa posizione o in una equivalente, con lo stesso salario, responsabilità, posizione lavorativa e reputazione;
• accesso equo a promozioni, formazione, opportunità, benefici e diritti;
• ripristino alla precedente posizione commerciale rispetto all’organizzazione;
• ritirare cause legali;
• scuse date per qualsiasi danno subito;
• compensazione per i danni subiti.

Dopo che è stato fatto un rapporto, il personale autorizzato effettuerà una valutazione del rischio di ritorsioni contro il segnalante. A seconda delle probabili fonti di danno identificate attraverso la valutazione del rischio, il personale autorizzato identificherà ed attuerà strategie e azioni per prevenire tali ritorsioni o contenere comportamenti ritorsivi identificati per prevenire ulteriori danni, ad esempio:

• proteggere l’identità del segnalante;
• condividere informazioni su una base strettamente necessaria a conoscenza;
• comunicazione regolare con il segnalante;
• fornire supporto emotivo, finanziario, legale o reputazionale durante tutto il processo;
• incoraggiare e rassicurare il segnalante sul valore della segnalazione della violazione e prendere misure per assistere il loro benessere;
• cambiare il luogo di lavoro o gli accordi di segnalazione;
• avvertire le persone coinvolte o altre parti interessate che comportamenti ritorsivi o violazione della riservatezza possono essere un reato disciplinare.

Il personale autorizzato monitorerà e rivedrà i rischi in vari punti del processo, come quando si decide di investigare, durante l’indagine sul rapporto e una volta che il risultato di un’indagine è noto, così come, dove appropriato, dopo che il caso è stato chiuso.

Le protezioni sotto questa politica si applicano al segnalante anche se la violazione riportata non è confermata, se il segnalante aveva motivi ragionevoli per credere che le informazioni sulla violazione riportata fossero vere al momento della segnalazione. Inoltre, i segnalanti che hanno riportato o divulgato pubblicamente informazioni sulle violazioni in modo anonimo, ma che in seguito sono stati identificati e hanno subito ritorsioni, avranno diritto alla protezione sotto questa politica.

Qualsiasi persona che faccia segnalazioni false consapevolmente sarà soggetta a azioni disciplinari e/o legali, che possono includere il licenziamento.

 

Per quanto tempo vengono conservate le segnalazioni?

 

Se una violazione riportata non è confermata dal personale autorizzato e i dati rispettivi non sono richiesti dall’azienda per ulteriori procedimenti, la segnalazione e tutte le informazioni raccolte relative alla segnalazione e al suo trattamento saranno cancellate definitivamente 120 giorni dopo la chiusura del caso.

Se una violazione riportata è confermata, la segnalazione e tutte le informazioni raccolte relative alla segnalazione e al suo trattamento saranno conservate per tutto il tempo necessario per l’affermazione e l’esercizio di, o la difesa contro rispettive rivendicazioni legali.

 

 

 

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